De OGSM-methode optimaliseert de kans op succes in veranderingsprocessen

Ik ben vaak onderweg en luister tegenwoordig het grootste deel van mijn reistijd naar podcasts. In een mooie podcast over zakelijk leiderschap werd een quote van Einstein aangehaald: “Waanzin is steeds hetzelfde opnieuw doen, en dan verschillende uitkomsten verwachten.” En ik moest ook meteen denken aan een onderzoek dat uitwijst dat 80% van de voorgenomen veranderingen nooit plaatsvinden.
 
Grappig eigenlijk, we weten wel dat om andere resultaten te krijgen, je iets zult moeten veranderen, maar tegelijkertijd lukt het maar zo weinig om veranderingen door te voeren. Nu hoor ik sommige van u denken: “mij gebeurt dat niet…”. Dat kan. Dan ben je óf een hele succesvolle ondernemer óf je bent een ondernemer die nooit succesvol zal worden. Harde woorden? Misschien wel, maar niet minder waarschijnlijk.
 
Veranderingen doorvoeren is niet per definitie moeilijk. Mits je natuurlijk de juiste stappen neemt. De stappen die je moet nemen zou je als volgt kunnen benoemen; A. weten waar je precies staat. B. Weten waar je naartoe wilt. C. Welk team gaat je daar brengen. D. zorgen dat wat gedaan moet worden, ook gedaan wordt.
 

• Weten waar je staat

Weten waar je precies staat is belangrijk. Want als je niet precies weet waar je staat, hoe moet je dan weten hoe je komt waar je naartoe wilt? Hierbij spelen cijfers een belangrijke rol. Cijfers liegen niet, al is de interpretatie van cijfers wel heel belangrijk!
 

• Weten waar je naartoe wilt.

Je kunt op verschillende manieren bepalen waar je naartoe wilt. Je kunt afgaan op je eigen gevoel en kennis. Je kunt gebruik maken van gegevens die voorhanden zijn van concurrenten of branche specifieke getallen. Van benchmarks of van specialisten die over waardevolle gegevens beschikken. Wat anderen presteren zegt maar gedeeltelijk iets. Waar het feitelijk om draait, is je eigen ambitie!
 

• Welk team gaat je daar brengen.

En dan gaat het erom hoe je die ambitie gaat verwezenlijken. Hoe ga je ervoor zorgen dat je andere resultaten gaat realiseren? In deze fase is het belangrijk de juiste mensen te gaan betrekken. Welke leden van je team spelen een rol in de betreffende ambitie? En wie kun je verantwoordelijk maken voor het opstellen en uitvoeren van het plan?
 

• Zorgen dat wat gedaan moet worden, ook gedaan wordt.

En dan komt het belangrijkste, allesbepalende element; doen wat er gedaan moet worden. Veranderprocessen hebben – net als alles wat groeien moet - aandacht nodig. In elk aspect en in elke fase. De fase ‘zorgen dat wat gedaan moet worden, ook gedaan wordt’ is uiteraard de meest uitgebreide. In deze fase moet het plan gemaakt en uitgevoerd worden. En daar zijn draagvlak, duidelijkheid, actie en discipline voor nodig. Draagvlak creëren doe je door mensen mee te nemen in wat je wilt, waarom je dat wilt en hoe je dat wilt bereiken. Medewerkers hoeven het niet met alles eens te zijn om in beweging te komen, maar ze moeten wel noodzaak zien en begrijpen waarom veranderingen nodig zijn. Voor de duidelijkheid, actie en discipline zou je een OGSM op kunnen stellen.
 
De OGSM-methode
Een manier om structuur aan je plan te geven en de kans op succes zo groot mogelijk te maken is het opstellen van een OGSM-bord. Het doel van een OGSM is om op 1 A4-tje alle elementen die met de veranderingen te maken hebben in kaart te brengen en een OGSM is een instrument dat gedurende het hele veranderproces leidend is voor iedere betrokkene. Op internet zijn overigens invulmodellen te downloaden die je kunt gebruiken om je eigen OGSM vorm te geven.
 
De O staat voor Objective oftewel je ambitie. In de ambitie omschrijf je waar je op tijdstip x wil staan. In tegenstelling tot een doel hoeft een ambitie niet SMART te worden geformuleerd. Een ambitie kan een deel van je bedrijfsvoering betreffen, maar kan ook een totaalbeeld geven van waar je met je bedrijf over periode x wil staan. Dat is net waar jij voor kiest.
 
De G staat voor Goals oftewel de doelstellingen. Deze formuleer je wel zoveel als mogelijk SMART. De doelstellingen vormen de vertaling van je ambitie naar de realiteit. Doelstellingen zijn gebaseerd op waar je nu staat en op wat jij mogelijk acht. De A in SMART is dan ook essentieel. Vaak wordt de A gedefinieerd als acceptabel, maar ik zou toch meer gaan voor attractief. Een doel mag immers best ambitieus zijn! Het aantal doelstellingen dat je aan een ambitie koppelt is niet bepaald. Het aantal hangt af van de breedte van de ambitie en het aantal voorgenomen veranderingen die je omschreven hebt.
 
De S staat voor Strategy. Onder dit punt beschrijf je de strategische keuzes die je moet maken om doelstellingen te kunnen realiseren. Voorbeeld: stel je voor je hebt de ambitie om een compleet aanbod te hebben voor een brede doelgroep en je hebt een pand ter grootte van 500 m2. Dan heb je de strategische keuze te maken om te blijven zitten waar je zit en binnen die grenzen je ambitie waar te maken, maar je kunt ook de keuze maken om uit te gaan kijken naar een groter pand. Er is geen goed of slecht in deze keuze, maar hij is wel essentieel in hoe je je ambitie vorm gaat geven.
 
De M staat voor Measures en deze is tweeledig te vertalen: indicatoren en maatregelen. Welke indicatoren gaan je vertellen of je op de goede weg bent en welke concrete acties gaan we nemen. Dit is het dynamische deel van je OGSM. Dit deel wordt continue bijgewerkt, geeft doorlopend richting aan de acties die iedereen doet en moet doen om daar te komen waar je volgens je ambitie wil zijn.
 
Tot slot
Een volwassen organisatie is in staat om steeds een beetje beter te worden. Veranderen, of misschien beter verbeteren, gaat niet vanzelf en is een doorlopend proces waar hulpmiddelen zoals een Business Balanced Scorecard of een OGSM heel goed bij kunnen helpen. Het brengt structuur en overzicht voor iedereen die betrokken is bij het proces en draagt daarmee enorm bij aan het succesvol doorvoeren van veranderingen. Heb je vragen of opmerkingen? Schroom dan niet en stuur een mail naar rwantzing@mndst.nl.
 
René Wantzing
Eigenaar Mindset Bedrijfsontwikkeling
Chief Operations Officer X-fittt/ Formupgrade/ Lifestyle Gennep
 

René Wantzing is eigenaar van Mindset Bedrijfsontwikkeling & Managementondersteuning en tevens Chief Operations Officer bij X-Fittt/ Formupgrade/ Lifestyle Gennep. Hij is sparringpartner, coach en klankbord voor ondernemers in de fitnessbranche. Mindset Bedrijfsontwikkeling helpt fitnessondernemingen in het midden- en hoge segment bij het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering. Het resultaat: maximale winst en een toekomstbestendige onderneming.