Epass Online: Het ledenadministratiesysteem voor en door klanten
Bodylife nummer 2 2017
Toen Remy Hilgeholt 10 jaar geleden met Epass Online begon, heeft hij zich altijd afgevraagd hoe hij zich kon onderscheiden ten opzichte van de bestaande ledenadministratie pakketten. Uiteraard zijn er in de basis gelijkenissen te vinden, maar de filosofie is tot op heden nog altijd "met en voor de klanten". Medio 2016 is Ricardo Seffelaar als commercieel directeur aan boord gekomen en met zijn kennis van de markt, merken steeds meer sportscholen dat het dus ook anders kan.
Tekst: Loet van Bergen
Overeenkomsten
"Natuurlijk zijn er in de praktijk veel overeenkomsten met andere ledenad-ministratie pakketten," zegt Ricardo Seffelaar van Epass Online. Maar als innovatieve ondernemers, die hun sporen in de fitnessbranche hebben verdiend, zijn Ricardo en Remy constant op zoek naar nieuwe mogelijkheden en samenwerkings-verbanden waarmee zij Epass Online nog veelzijdiger kunnen maken. "Via een klant van ons, die graag wilde gaan werken met Clubplanner van NHN support, zijn we gaan kijken of Clubplanner een verbetering betekende ten opzichte van ons eigen pakket. Epass Online heeft namelijk een dashboard die je kan vergelijken met Clubplanner. En hoewel wij elkaar wel bestrijden, kunnen we ook van elkaars kwaliteit gebruikmaken", zegt Ricardo. Clubplanner is nu eenmaal gespecialiseerd in retentie, daar waar Epass Online is gespecialiseerd in een goede ledenad-ministratie.
Retentietool
Vanuit de praktijk is bijvoorbeeld bekend dat teruglopende leden een nachtmerrie is voor veel clubeigenaren. "Met onze retentietool kan de instructeur nauwkeurig de inactieve leden monitoren en hier adequaat op handelen", licht Remy toe. "Ze kunnen dan door de instructeur telefonisch benaderd worden of ze krijgen een mail of sms met een tekst die de club zelf kan opstellen. Dat levert fantastische resultaten op. In de retentietool is het tevens direct inzichtelijk in welk traject het lid of prospect zich bevind. Wie hebben zich ingeschreven en bij wie moet er nog een begeleidingsafspraak gemaakt worden? Ook kan je goed zien door welke trainer de prospect begeleid is en wat zijn uitvalpe-rcentage is. En hoewel het al ongekend is om deze functionaliteiten in een ledenadmini-stratiesysteem te hebben, gaat Clubplanner verder, waar Epass Online ophoudt." Zodra het team van Epass Online merkt dat een koppeling, aanpassing en/of samenwerking, een verbetering is voor het pakket, dan implementeren wij dit in de meeste gevallen kosteloos voor onze klanten. "De investering qua tijd doe ik graag omdat de aanpassing in de meeste gevallen ook van nut kan zijn voor onze andere klanten, dus waarom hier geld voor vragen?" zegt Remy.
Hartslagtraining
Sinds kort kunnen de klanten van Epass Online nu ook individueel trainen op maximale hartslag aanbieden. RAF Sports uit Lelystad is de bedenker van dit systeem en had innovatieve ideeën welke niet met de Polar Club gerealiseerd konden worden. En omdat het team van Epass Online altijd open staat voor ideeën van haar klanten, waren zij de perfecte partner om dit te realiseren. Epass Online is een systeem wat constant in beweging is. Ricardo geeft aan: "Zo wilde een klant graag Yanga aanbieden in zijn club en stelde ons de vraag of een technische koppeling tot de mogelijkheden zou kunnen behoren, na een gedegen onderzoek hebben we deze koppeling gerealiseerd en kan niet alleen de club maar ook zijn leden genieten van deze mogelijkheid die geboden is."
Toepassingen
Remy en Ricardo zijn blij met de ontwikkeling die Epass Online nu doormaakt. "Er is steeds meer vraag naar een ledenadministratie-systeem wat naast haar gebruikersvrien-delijkheid en hoge service niveau ook nog eens zeer betaalbaar is." Inmiddels maken meer dan 250 klanten gebruik van de diensten van Epass Online. "Het is leuk om te zien dat dit niet alleen sportscholen zijn. Ook zwembaden, dansscholen, sportverenigingen, lease maatschappijen en andere aanbieders van abonnementen en lidmaatschappen vinden de weg naar Epass Online." Een groei die volgens beide ondernemers nog wel door blijft gaan, omdat steeds meer bedrijven gaan werken met het aanbieden van abonnementen. Kenmerkend van Epass Online is dat het zo gebruiksvriendelijk is, dat het ook door medewerkers met niet al teveel computer ervaring goed te gebruiken is. Het is gebouwd vanuit de praktijk en is volledig online. Waar ter wereld de klant ook is hij/zij kan altijd inloggen in Epass Online en de noodzakelijke werkzaamheden verrichten.
Waarom online?
Ricardo denkt dat online systemen de toekomst hebben. "De voordelen zijn evident. Bij diefstal, brand of een computercrash gaan de gegevens niet verloren. Deze staan allemaal op de server. Om de privacy te waarborgen moeten de systemen 100% veilig zijn en aan alle wettelijke eisen voldoen. Hackers die je met gegevens aan de haal willen, zullen veel moeite moeten doen om op het systeem in te breken." Epass Online is optimistisch over de toekomst. "Er wordt steeds meer data gegenereerd, zowel in de sportschool als via wearables. Ontwikkelingen die een beroep doen op je creativiteit en innovatie."