Case study: Hoe ga je om met nieuwe klanten

I body•LIFE 7I2011

Het begint met een goed idee! – Deel 2

Presales

Het drie-fasen-plan voor een optimale voorverkoop

Tijdens de voorverkoop probeert u met speciale pre-openingsaanbiedingen leden te werven. Hierdoor genereert de nieuwe vestiging al vóór de opening omzet en begint u direct met een basisbestand aan leden. Een goede organisatie en planning hiervan is uitermate belangrijk.

Fase 1: Voorbereidingsfase

Deze fase begint na het sluiten van het huurcontract en duurt een à twee maanden.

Doelen stellen

Stel vooraf kwalitatieve en kwantitatieve doelen op voor de voorverkoop en de periode daarna. Hoeveel betalende leden moet het centrum op de openingsdag hebben, hoeveel na het eerste jaar, het tweede, enzovoort?

Locatie van de voorverkoop

Waar gaat de voorverkoop fysiek plaatsvinden? Is het mogelijk om dicht in de buurt een mobiele unit zoals een bouwkeet te plaatsen? Bij een verhuizing of heropening kunt u uiteraard uw bestaande centrum gebruiken. De ruimte dient te worden voorzien van telefoon, computer en kantoormaterialen.

Het voorverkoopteam

Tijdens fase 1 zet u verkoop- en promotiemedewerkers in. Train uw medewerkers van tevoren goed. Zorg er voor dat ze bekend zijn met de doelen en filosofie van het bedrijf. Bedenk dat zij vanaf het eerste moment het gezicht van uw bedrijf zijn en dat ze daardoor van cruciaal belang zijn voor het imago van uw toekomstige fitnesscentrum.

Het marketing- en verkoopplan

Dit plan bestrijkt minstens een jaar. Aan de hand van dit plan worden alle marketing- en verkoopactiviteiten gepland (wanneer gebeurt er wat, met welk doel, voor welke prijs). Het verdient aanbeveling hier een extern bedrijf met de nodige ervaring bij te halen.

Reclamemateriaal en promotietools

Om de in het marketing- en verkoopplan beschreven activiteiten met succes te kunnen uitvoeren, heeft u verschillende media nodig. Die moeten bijtijds geproduceerd worden. De belangrijkste reclame- en presentatiemiddelen zijn:

1. Een visualisatie van het project: bijvoorbeeld in de vorm van een computeranimatie of een maquette. Ook op uw website mag een ‘preview‘ uiteraard niet ontbreken.

2. Een professionele verkoopmap. Deze bevat de belangrijkste informatie voor de verkoopgesprekken, zoals afbeeldingen van de apparatuur, de openingstijden, het aanbod etc.

Verder heeft u nodig: actiefolders, posters, aanbevelingskaarten en advertenties in kranten. Bovendien kunt u ook met bepaalde promotiehulpmiddelen (mobiele promotiestands, roll-up-banners, give-aways etc.) de aandacht op uw opening vestigen. En vergeet uiteraard een goede website niet met de nodige maatregelen om optimaal vindbaar te zijn.

Fase 2: Intensieve verkoopfase

In deze fase ligt de nadruk op het werven van leden tegen speciale voorverkoopvoorwaarden. Werk hierbij met verschillende tariefstaffels. Aan het begin van de voorverkoopfase moet de financiële prikkel groter zijn dan vlak voor de opening van het centrum. Er hoeft overigens niet altijd met een korting gewerkt te worden, denk ook aan startpakketten, merchandising of andere cadeaus om weg te geven.

Sneak preview

Met een ‘sneak preview’, een kijkje op de bouwplaats, wekt u de nieuwsgierigheid van mensen. Organiseer tijdens de tweede fase van de voorverkoop één of twee keer een ‘sneak preview’ liefst in het weekend. En zorg voor genoeg bouwhelmen!

Promotieactiviteiten

Zorg ervoor dat er tijdens de hele tweede fase uiteenlopende promoties plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn ‘street promotion’, bij bedrijven, autoreclame of in de horeca. Het promotieteam gaat uniform en opvallend gekleed en moet voldoende reclamemateriaal en give-aways bij zich hebben. Doel is zichtbaar te zijn in de buurt en actief op zoek te gaan naar leads.

Coöperatieve marketing

Het ideale platform voor het in de markt zetten van uw nieuwe fitnesscentrum. Het voorverkoopteam moet met zo veel mogelijk winkels en ondernemingen in het verzorgingsgebied een samenwerking tot stand brengen.

Bedrijfsfitness

Neem contact op met alle geïnteresseerde bedrijven in uw verzorgingsgebied en verstrek informatie over onderwerpen als bedrijfsfitness, gezondheidsprogramma's en speciale aanbiedingen voor bedrijfspersoneel. Met een goed concept voor bedrijfsfitness kunt u een groot deel van de geplande nieuwe lidmaatschappen binnenhalen. Gebruik uw netwerk hierbij.

Fase 3: Openingsfase

Deze fase loopt vier tot zes weken voor de opening en overlapt gedeeltelijk fase 2. Het is de eindsprint naar de opening.

Personeel en opleiding

Zorg dat de laatste nog openstaande vacatures vervuld zijn. Tijdens de opening en de eerste weken zorgt u voor een extra hoge bezettingsgraad in de personeelsplanning.

Proefdraaien

Enkele dagen voor de officiële opening voert u een generale repetitie uit met een zogenaamde ‘stille opening’. Hierbij is het belangrijk dat u de omstandigheden van de echte opening zo goed mogelijk nabootst. U kunt zo nog de onvermijdelijke kinderziektes neutraliseren.

Openingsweek(end )

Nu gaat het echt gebeuren! Houd rekening met een groot aantal bezoekers en zorg dat de ontvangst en de groepsrondleidingen op die dag tot in de puntjes zijn georganiseerd. Vergeet het belangrijkste doel van die dag niet: verkoop!

Tot slot

De lengte van deze drie fasen hangt af van de grootte van uw fitnesscentrum, uw doelen en het budget. U kunt de fasen en de stappen ook korter maken en ze binnen twee à drie maanden doorlopen.

Maar altijd geldt, onafhankelijk van de uiteindelijke duur van de voorverkoop: hoe beter de planning, de voorbereiding en de uitvoering, des te succesvoller de start van uw onderneming. En vergeet niet: u kunt maar één keer open gaan!

Een succesvolle (her)opening van een fitnesscentrum

Opent u binnenkort een nieuwe club, of heeft u uw bestaande centrum compleet verbouwd? Zorg dan dat u alles goed voorbereidt en maak optimaal gebruik van deze mogelijkheid om in de belangstelling te komen. Dit artikel is het tweede deel van een tweeluik over een succesvolle (her)opening, waarin vooral wordt ingegaan op de (voor)verkoop of presales.

Presales

Het drie-fasen-plan voor een optimale voorverkoop

Tijdens de voorverkoop probeert u met speciale pre-openingsaanbiedingen leden te werven. Hierdoor genereert de nieuwe vestiging al vóór de opening omzet en begint u direct met een basisbestand aan leden. Een goede organisatie en planning hiervan is uitermate belangrijk.

Fase 1: Voorbereidingsfase

Deze fase begint na het sluiten van het huurcontract en duurt een à twee maanden.

Doelen stellen

Stel vooraf kwalitatieve en kwantitatieve doelen op voor de voorverkoop en de periode daarna. Hoeveel betalende leden moet het centrum op de openingsdag hebben, hoeveel na het eerste jaar, het tweede, enzovoort?

Locatie van de voorverkoop

Waar gaat de voorverkoop fysiek plaatsvinden? Is het mogelijk om dicht in de buurt een mobiele unit zoals een bouwkeet te plaatsen? Bij een verhuizing of heropening kunt u uiteraard uw bestaande centrum gebruiken. De ruimte dient te worden voorzien van telefoon, computer en kantoormaterialen.

Het voorverkoopteam

Tijdens fase 1 zet u verkoop- en promotiemedewerkers in. Train uw medewerkers van tevoren goed. Zorg er voor dat ze bekend zijn met de doelen en filosofie van het bedrijf. Bedenk dat zij vanaf het eerste moment het gezicht van uw bedrijf zijn en dat ze daardoor van cruciaal belang zijn voor het imago van uw toekomstige fitnesscentrum.

Het marketing- en verkoopplan

Dit plan bestrijkt minstens een jaar. Aan de hand van dit plan worden alle marketing- en verkoopactiviteiten gepland (wanneer gebeurt er wat, met welk doel, voor welke prijs). Het verdient aanbeveling hier een extern bedrijf met de nodige ervaring bij te halen.

Reclamemateriaal en promotietools

Om de in het marketing- en verkoopplan beschreven activiteiten met succes te kunnen uitvoeren, heeft u verschillende media nodig. Die moeten bijtijds geproduceerd worden. De belangrijkste reclame- en presentatiemiddelen zijn:

1. Een visualisatie van het project: bijvoorbeeld in de vorm van een computeranimatie of een maquette. Ook op uw website mag een ‘preview‘ uiteraard niet ontbreken.

2. Een professionele verkoopmap. Deze bevat de belangrijkste informatie voor de verkoopgesprekken, zoals afbeeldingen van de apparatuur, de openingstijden, het aanbod etc.

Verder heeft u nodig: actiefolders, posters, aanbevelingskaarten en advertenties in kranten. Bovendien kunt u ook met bepaalde promotiehulpmiddelen (mobiele promotiestands, roll-up-banners, give-aways etc.) de aandacht op uw opening vestigen. En vergeet uiteraard een goede website niet met de nodige maatregelen om optimaal vindbaar te zijn.

Fase 2: Intensieve verkoopfase

In deze fase ligt de nadruk op het werven van leden tegen speciale voorverkoopvoorwaarden. Werk hierbij met verschillende tariefstaffels. Aan het begin van de voorverkoopfase moet de financiële prikkel groter zijn dan vlak voor de opening van het centrum. Er hoeft overigens niet altijd met een korting gewerkt te worden, denk ook aan startpakketten, merchandising of andere cadeaus om weg te geven.

Sneak preview

Met een ‘sneak preview’, een kijkje op de bouwplaats, wekt u de nieuwsgierigheid van mensen. Organiseer tijdens de tweede fase van de voorverkoop één of twee keer een ‘sneak preview’ liefst in het weekend. En zorg voor genoeg bouwhelmen!

Promotieactiviteiten

Zorg ervoor dat er tijdens de hele tweede fase uiteenlopende promoties plaatsvinden. Voorbeelden hiervan zijn ‘street promotion’, bij bedrijven, autoreclame of in de horeca. Het promotieteam gaat uniform en opvallend gekleed en moet voldoende reclamemateriaal en give-aways bij zich hebben. Doel is zichtbaar te zijn in de buurt en actief op zoek te gaan naar leads.

Coöperatieve marketing

Het ideale platform voor het in de markt zetten van uw nieuwe fitnesscentrum. Het voorverkoopteam moet met zo veel mogelijk winkels en ondernemingen in het verzorgingsgebied een samenwerking tot stand brengen.

Bedrijfsfitness

Neem contact op met alle geïnteresseerde bedrijven in uw verzorgingsgebied en verstrek informatie over onderwerpen als bedrijfsfitness, gezondheidsprogramma's en speciale aanbiedingen voor bedrijfspersoneel. Met een goed concept voor bedrijfsfitness kunt u een groot deel van de geplande nieuwe lidmaatschappen binnenhalen. Gebruik uw netwerk hierbij.

Fase 3: Openingsfase

Deze fase loopt vier tot zes weken voor de opening en overlapt gedeeltelijk fase 2. Het is de eindsprint naar de opening.

Personeel en opleiding

Zorg dat de laatste nog openstaande vacatures vervuld zijn. Tijdens de opening en de eerste weken zorgt u voor een extra hoge bezettingsgraad in de personeelsplanning.

Proefdraaien

Enkele dagen voor de officiële opening voert u een generale repetitie uit met een zogenaamde ‘stille opening’. Hierbij is het belangrijk dat u de omstandigheden van de echte opening zo goed mogelijk nabootst. U kunt zo nog de onvermijdelijke kinderziektes neutraliseren.

Openingsweek(end )

Nu gaat het echt gebeuren! Houd rekening met een groot aantal bezoekers en zorg dat de ontvangst en de groepsrondleidingen op die dag tot in de puntjes zijn georganiseerd. Vergeet het belangrijkste doel van die dag niet: verkoop!

Tot slot

De lengte van deze drie fasen hangt af van de grootte van uw fitnesscentrum, uw doelen en het budget. U kunt de fasen en de stappen ook korter maken en ze binnen twee à drie maanden doorlopen.

Maar altijd geldt, onafhankelijk van de uiteindelijke duur van de voorverkoop: hoe beter de planning, de voorbereiding en de uitvoering, des te succesvoller de start van uw onderneming. En vergeet niet: u kunt maar één keer open gaan!

heropening fitnesscentrum I business

Matthijs Mennes is campaign developer Benelux en marketingspecialist bij Greinwalder & Partner Marketing Services International, Europa’s grootste marketingadviesbureau voor de fitnessbranche,

o.a. bekend van succesconcepten als Slim Belly en Hoe fit is Nederland. E-mail: mm@greinwalder.com; www.greinwalder.com en www.abc-one.com

body•LIFE 7I2011 I