Het oog bepaalt de beleving (en de retentie) - John van Heel

I body•LIFE 6I2011

Het begint met een goed idee! Een succesvolle (her)opening van een fitnesscentrum

In deze body•LIFE vindt u veel informatie over de inrichting van uw fitnesscentrum. Opent u binnenkort een nieuwe club, of heeft uw bestaande centrum een compleet andere inrichting gekregen? Zorg dan dat u alles goed voorbereidt en maak optimaal gebruik van deze mogelijkheid om in de belangstelling te komen. Dit artikel is het eerste deel van een tweeluik over een succesvolle (her)opening.

Een startende ondernemer wordt geconfronteerd met taken op heel verschillende vakgebieden. Alleen al om die reden is een zorgvuldige planning cruciaal. Het maakt daarbij niet zoveel uit om wat voor centrum het gaat; een multifunctioneel fitnesscentrum, ladies only, gezondheidscentrum, low-budget.

1. Het ondernemingsplan

Op basis van het idee van de ondernemer(s) worden in het ondernemingsplan de strategie, de financiering en de doelen uiteengezet die bereikt moeten worden. Bovendien worden alle bedrijfseconomische en financiele aspecten beschreven, waarbij een omzetprognose en het opstellen van verscheidene scenario’s van belang zijn.

Het ondernemingsplan is het visitekaartje van de onderneming en vormt zodoende de basis voor de communicatie bij gesprekken met banken, subsidie-instanties, investeerders, adviseurs en samenwerkingspartners.

2. Gesprekken met banken, investeerders en subsidie-instanties

Een goed ondernemingsplan is niet de enige factor voor succes. Belangrijk is ook dat u de gesprekken tot in de puntjes voorbereidt. Maak uzelf bij het samenstellen van de benodigde documenten vertrouwd met de cijfers, feiten en gegevens die voor uw gesprekspartners van belang zijn. Het is goed als u tijdens de onderhandelingsgesprekken de inhoud van zowel uw eigen als door anderen gemaakte documenten snel en overtuigend kunt reproduceren – als u uw eigen concept niet kent, gelooft niemand dat u er voor honderd procent achter staat.

3. De vestigings-, markt- en concurrentieanalyse

Regelmatig wordt bij de start van een nieuw bedrijf ook een geheel nieuwe locatie en regio ontsloten. Deze nieuwe locatie en markt moeten zeer nauwkeurig geanalyseerd worden alvorens er een beslissing wordt genomen. Het gaat daarbij vooral om het aanwezige klantenpotentieel, de concurrentiesituatie, de demografische kenmerken, de mogelijke doelgroepen (primaire en secundaire) die de locatie al dan niet te bieden heeft. Als een soort samenvatting is er de SWOT-analyse waarin zowel de sterke als de zwakke punten van het geplande project, alsmede de marktkansen en marktrisico’s onderzocht worden. De SWOT-analyse is een onmisbaar bestanddeel van de vestigings- en marktanalyse.

4. Onderhandelingen en afsluiten huurcontract

Als er groen licht kan worden gegeven voor de plannen van de startende ondernemer, moeten er contracten worden gesloten. Het afsluiten van een huurcontract bijvoorbeeld wordt meestal voorafgegaan door intensieve onderhandelingen tussen de eigenaar/verhuurder van de accommodatie en de clubmanager/huurder van het toekomstige fitnesscentrum. Daarbij staan vooral de huurprijs, de nevenkosten, de periode van het huurcontract en de algemene voorwaarden centraal. Voor veel clubeigenaren zal dit gesprek achteraf bezien de belangrijkste onderhandeling blijken. Want vooral hier wordt meestal bepaald of het project gaat slagen of niet, waarbij veel afhankelijk is van de huurprijs per vierkante meter en het totale oppervlak van het geplande project. Voordat het huurcontract wordt ondertekend moet het door een advocaat of adviseur nauwkeurig onder de loep worden genomen.

5. Vergunningen en aanmeldingen

Hier komt helaas geen enkele ondernemer onderuit... De weg langs de instanties voor vergunningen en aanmelding van de nieuwe fitnessclub, zoals bijv. de bouwvergunning, de bedrijfsaanmelding en – afhankelijk van de ondernemingsvorm – de opname in het Handelsregister enzovoort enzovoort, is onvermijdelijk.

6. Inrichting, bestellingen, inkoop

Het gaat hier niet zozeer om het wat, als wel om het wanneer en hoe! Het starten van een bedrijf is een logistieke uitdaging. Er moeten veel verschillende dingen in de juiste hoeveelheden op verschillende momenten en vaak ook nog op verschillende plaatsen (bij verhuizing van een centrum) gebracht/aangeleverd worden. Voor een geslaagde aanpak van deze omvangrijke taak is het raadzaam om met uitgebreide projectschema’s te werken. De controle van het tijdschema kan het beste elektronisch en door een projectleider gedaan worden. Maak gebruik van professionals als het gaat om routing en efficiënte doch sfeervolle inrichting.

7. De voorverkoop of

pre-sales

De voorverkoop is een beproefde methode waarmee u al voor de officiële opening leden voor het fitnesscentrum kunt winnen door ze een interessante aanbieding te doen. U genereert al voor de opening wat omzet en kunt de club openen met een basisbestand aan leden. Een goede organisatie en planning van deze fase is essentieel. Hierover meer in het volgende artikel.

8. Personeelsmanagement

Het begrip “personeelsmanagement” beschrijft alle taken en werkzaamheden die de ondernemer met betrekking tot zijn toekomstige medewerkers en het gehele team voor de opening moet uitvoeren.

Daarbij gaat het onder andere om:

• Werving van medewerkers voor de voorverkoopfase en daarna

• Opstellen van de arbeidsovereenkomsten

• Opstellen van functie- en taakbeschrijvingen

• Opstellen van personeelsrichtlijnen

• Het opzetten van een verloningsstructuur

• Uitwerking van een organigram

• Interne en externe communicatieregels voor de medewerkers

Bovendien is het noodzakelijk dat alle medewerkers voor de opening van de club goed worden geschoold en gecoacht. Het werkt vaak goed om trainingen rond basisvaardigheden zoals telefoongedrag, registratie van belangstellenden, klantenservice, verkoop, klachtenafhandeling en productscholingen in een soort kick-off evenement voor het team af te handelen.

9. De opening

Het startschot voor een hopelijk zeer succesvolle tijd als eigenaar of manager van een fitness- en sportcentrum!

De laatste dagen voor de opening is het een gekkenhuis (zelfs bij de beste planning). Voor deze dagen zijn stalen zenuwen en een ongelooflijk improvisatietalent een echte vereiste. Het management moet de rots in de branding zijn. Tijdens de laatste dagen voor de opening is het raadzaam elke beschikbare arbeidskracht stand-by te hebben. Er is altijd en voor iedereen wel wat te doen!

Een startende ondernemer wordt geconfronteerd met taken op heel verschillende vakgebieden. Alleen al om die reden is een zorgvuldige planning cruciaal. Het maakt daarbij niet zoveel uit om wat voor centrum het gaat; een multifunctioneel fitnesscentrum, ladies only, gezondheidscentrum, low-budget.

1. Het ondernemingsplan

Op basis van het idee van de ondernemer(s) worden in het ondernemingsplan de strategie, de financiering en de doelen uiteengezet die bereikt moeten worden. Bovendien worden alle bedrijfseconomische en financiele aspecten beschreven, waarbij een omzetprognose en het opstellen van verscheidene scenario’s van belang zijn.

Het ondernemingsplan is het visitekaartje van de onderneming en vormt zodoende de basis voor de communicatie bij gesprekken met banken, subsidie-instanties, investeerders, adviseurs en samenwerkingspartners.

2. Gesprekken met banken, investeerders en subsidie-instanties

Een goed ondernemingsplan is niet de enige factor voor succes. Belangrijk is ook dat u de gesprekken tot in de puntjes voorbereidt. Maak uzelf bij het samenstellen van de benodigde documenten vertrouwd met de cijfers, feiten en gegevens die voor uw gesprekspartners van belang zijn. Het is goed als u tijdens de onderhandelingsgesprekken de inhoud van zowel uw eigen als door anderen gemaakte documenten snel en overtuigend kunt reproduceren – als u uw eigen concept niet kent, gelooft niemand dat u er voor honderd procent achter staat.

3. De vestigings-, markt- en concurrentieanalyse

Regelmatig wordt bij de start van een nieuw bedrijf ook een geheel nieuwe locatie en regio ontsloten. Deze nieuwe locatie en markt moeten zeer nauwkeurig geanalyseerd worden alvorens er een beslissing wordt genomen. Het gaat daarbij vooral om het aanwezige klantenpotentieel, de concurrentiesituatie, de demografische kenmerken, de mogelijke doelgroepen (primaire en secundaire) die de locatie al dan niet te bieden heeft. Als een soort samenvatting is er de SWOT-analyse waarin zowel de sterke als de zwakke punten van het geplande project, alsmede de marktkansen en marktrisico’s onderzocht worden. De SWOT-analyse is een onmisbaar bestanddeel van de vestigings- en marktanalyse.

4. Onderhandelingen en afsluiten huurcontract

Als er groen licht kan worden gegeven voor de plannen van de startende ondernemer, moeten er contracten worden gesloten. Het afsluiten van een huurcontract bijvoorbeeld wordt meestal voorafgegaan door intensieve onderhandelingen tussen de eigenaar/verhuurder van de accommodatie en de clubmanager/huurder van het toekomstige fitnesscentrum. Daarbij staan vooral de huurprijs, de nevenkosten, de periode van het huurcontract en de algemene voorwaarden centraal. Voor veel clubeigenaren zal dit gesprek achteraf bezien de belangrijkste onderhandeling blijken. Want vooral hier wordt meestal bepaald of het project gaat slagen of niet, waarbij veel afhankelijk is van de huurprijs per vierkante meter en het totale oppervlak van het geplande project. Voordat het huurcontract wordt ondertekend moet het door een advocaat of adviseur nauwkeurig onder de loep worden genomen.

5. Vergunningen en aanmeldingen

Hier komt helaas geen enkele ondernemer onderuit... De weg langs de instanties voor vergunningen en aanmelding van de nieuwe fitnessclub, zoals bijv. de bouwvergunning, de bedrijfsaanmelding en – afhankelijk van de ondernemingsvorm – de opname in het Handelsregister enzovoort enzovoort, is onvermijdelijk.

6. Inrichting, bestellingen, inkoop

Het gaat hier niet zozeer om het wat, als wel om het wanneer en hoe! Het starten van een bedrijf is een logistieke uitdaging. Er moeten veel verschillende dingen in de juiste hoeveelheden op verschillende momenten en vaak ook nog op verschillende plaatsen (bij verhuizing van een centrum) gebracht/aangeleverd worden. Voor een geslaagde aanpak van deze omvangrijke taak is het raadzaam om met uitgebreide projectschema’s te werken. De controle van het tijdschema kan het beste elektronisch en door een projectleider gedaan worden. Maak gebruik van professionals als het gaat om routing en efficiënte doch sfeervolle inrichting.

7. De voorverkoop of

pre-sales

De voorverkoop is een beproefde methode waarmee u al voor de officiële opening leden voor het fitnesscentrum kunt winnen door ze een interessante aanbieding te doen. U genereert al voor de opening wat omzet en kunt de club openen met een basisbestand aan leden. Een goede organisatie en planning van deze fase is essentieel. Hierover meer in het volgende artikel.

8. Personeelsmanagement

Het begrip “personeelsmanagement” beschrijft alle taken en werkzaamheden die de ondernemer met betrekking tot zijn toekomstige medewerkers en het gehele team voor de opening moet uitvoeren.

Daarbij gaat het onder andere om:

• Werving van medewerkers voor de voorverkoopfase en daarna

• Opstellen van de arbeidsovereenkomsten

• Opstellen van functie- en taakbeschrijvingen

• Opstellen van personeelsrichtlijnen

• Het opzetten van een verloningsstructuur

• Uitwerking van een organigram

• Interne en externe communicatieregels voor de medewerkers

Bovendien is het noodzakelijk dat alle medewerkers voor de opening van de club goed worden geschoold en gecoacht. Het werkt vaak goed om trainingen rond basisvaardigheden zoals telefoongedrag, registratie van belangstellenden, klantenservice, verkoop, klachtenafhandeling en productscholingen in een soort kick-off evenement voor het team af te handelen.

9. De opening

Het startschot voor een hopelijk zeer succesvolle tijd als eigenaar of manager van een fitness- en sportcentrum!

De laatste dagen voor de opening is het een gekkenhuis (zelfs bij de beste planning). Voor deze dagen zijn stalen zenuwen en een ongelooflijk improvisatietalent een echte vereiste. Het management moet de rots in de branding zijn. Tijdens de laatste dagen voor de opening is het raadzaam elke beschikbare arbeidskracht stand-by te hebben. Er is altijd en voor iedereen wel wat te doen!

Matthijs Mennes is campaign developer Benelux en marketingspecialist bij Greinwalder & Partner Marketing Services International, Europa’s grootste marketingadviesbureau voor de fitnessbranche,

o.a. bekend van succesconcepten als Slim Belly en Hoe fit is Nederland. E-mail: mm@greinwalder.com; www.greinwalder.com en www.abc-one.com

opening fitnesscentrum I business

body•LIFE 6I2011 I