- Health & Wellness nieuws

Verschenen in BodyLIFE Benelux nr5 2013
Retentiemanagement in de praktijk - 2 Duurzame gezondheid, duurzame lidmaatschappen

We benaderen retentiemanagement vanuit duurzaam bewegen, onze leden op een dermate manier begeleiden en behandelen, dat ze ervoor blijven kiezen om hun beweegactiviteiten bij ons te blijven doen. Maar hoe pakken we dat in de praktijk aan? Wat zijn effectieve interventies? En vooral, waar te beginnen?

In het vorige artikel hebben we de ISO 9001:2008 scope bekeken, een fundament om de organisatie kwalitatief aan te sturen. Deze aflevering gaan we aan de slag met de vertaalslag van deze onderverdeling naar een organisatorisch jaarplan, waardoor er een totaal en persoonlijk overzicht komt van alle organisatorische activiteiten door het jaar heen, en wie waar verantwoordelijk voor is.

Organisatorisch jaarplan

Aan de hand van de scope (zie afbeelding 1) hebben we vorige aflevering eindverantwoordelijkheden onderverdeeld. Op elk van de 7 beleidsvelden (organisatie en beleid, afdelingen, marketing, personeel, faciliteiten, administratie en kwaliteit) is een leidinggevende gekozen en elk onderdeel binnen deze 7 beleidsvelden is tevens toegekend aan een eindverantwoordelijke. De volgende stap is de activiteiten bepalen.

Activiteiten voor in het jaarplan

Voor elk van de onderdelen binnen de scope wordt bekeken of er gedurende het jaar activiteiten uitgevoerd moeten worden. Op beleidsplan (110) moet er bijvoorbeeld een keer per jaar een beleidsplan worden opgesteld waarin doelstellingen voor het jaar worden opgenomen en speerpunten worden bepaald. Het organogram (120) zal elk jaar een update mogen krijgen en wet- en regelgeving moet ook één keer per jaar geupdate worden. Deze onderdelen kunnen opgenomen worden in het jaarplan organisatie en beleid.

Voor de afdelingen is het jaarplan iets uitgebreider. Zo moet op de fitness afdeling misschien de apparatuur elke 6 maanden een onderhoudsbuurt hebben. Twee keer per jaar wordt er een activiteit op de fitness afdeling georganiseerd. De procedure ‘fitness introductie nieuwe leden’ krijgt één keer per jaar een audit, evenals de andere procedures zoals de procedure voor begeleiding specifieke doelgroepen.

Op deze manier kan over elk subveld nagedacht worden welke activiteiten elk jaar of meerdere malen per jaar terug komen. Marketing activiteiten (320), leden activiteiten en correspondentie (350), overleg (410), functiegesprekken (420), opleidingen en interne workshops (440), onderhoud (510), calamiteitenplan (540), enz, enz. Na het in kaart brengen van alle organisatorische activiteiten, gaan we deze activiteiten vertalen naar een persoonlijk jaarplan voor alle leidinggevenden.

Persoonlijk jaarplan leidinggevenden

Vanuit het totaal overzicht van activiteiten in het totale organisatorische jaarplan gaan we nu persoonlijke jaarplannen opstellen, zodat de leidinggevenden exact weten welke activiteiten door wie, wanneer uitgevoerd dienen te worden. Hieronder een voorbeeld van een (deel van een) persoonlijk jaarplan. Ideaal is het om het jaarplan in een template klaar te zetten, zodat dit bewaard kan blijven. Veel activiteiten komen immers elk jaar terug. Als er dan een vertaling is naar individuele jaarplannen, dan zou het goed zijn een flexibel systeem te hanteren waarin ook losse taken toegevoegd kunnen worden. Zo blijft dan elke leidinggevende slechts één jaarplan hanteren en blijft de manager/ondernemer een totaaloverzicht behouden. Het jaarplan is dan een belangrijk onderdeel van het persoonlijk overleg tussen de manager en de leidinggevenden.

EFAA ontwikkelde binnen de club management toolbox een handige tool om de organisatorische activiteiten automatisch te vertalen in een persoonlijk jaarplan voor elke betrokkenen medewerker. In dit programma kan de manager in blijven zien, welke activiteiten in behandeling staan, prioriteit geven aan activiteiten en activiteiten archiveren.

Wil je de kwaliteitscope of een voorbeeld jaarplan per mail ontvangen, of wil je gebruik maken van het online jaarplan van de toolbox van EFAA, mail dan naar j.vanheel@efaa.nl

Afbeelding 1

Jaarplan organisatie en beleid

Maand Activiteit Omschrijving Eindverantwoordelijke Uitvoerder

11 Beleidsplan Nieuw beleidsplan, Kees Raampjes Kees Raampjes

nieuwe jaar speerpunten en (Ondernemer)

doelstellingen

bepalen

2 Organogram Organogram Kees Raampjes Barend Deurtjes

analyseren en (manager)

waar nodig

updaten

2 Wet- en regelgeving Wet- en regelgeving Kees Raampjes Barend Deurtjes

analyse analyseren en waar

nodig actie

ondernemen

In het vorige artikel hebben we de ISO 9001:2008 scope bekeken, een fundament om de organisatie kwalitatief aan te sturen. Deze aflevering gaan we aan de slag met de vertaalslag van deze onderverdeling naar een organisatorisch jaarplan, waardoor er een totaal en persoonlijk overzicht komt van alle organisatorische activiteiten door het jaar heen, en wie waar verantwoordelijk voor is.

Organisatorisch jaarplan

Aan de hand van de scope (zie afbeelding 1) hebben we vorige aflevering eindverantwoordelijkheden onderverdeeld. Op elk van de 7 beleidsvelden (organisatie en beleid, afdelingen, marketing, personeel, faciliteiten, administratie en kwaliteit) is een leidinggevende gekozen en elk onderdeel binnen deze 7 beleidsvelden is tevens toegekend aan een eindverantwoordelijke. De volgende stap is de activiteiten bepalen.

Activiteiten voor in het jaarplan

Voor elk van de onderdelen binnen de scope wordt bekeken of er gedurende het jaar activiteiten uitgevoerd moeten worden. Op beleidsplan (110) moet er bijvoorbeeld een keer per jaar een beleidsplan worden opgesteld waarin doelstellingen voor het jaar worden opgenomen en speerpunten worden bepaald. Het organogram (120) zal elk jaar een update mogen krijgen en wet- en regelgeving moet ook één keer per jaar geupdate worden. Deze onderdelen kunnen opgenomen worden in het jaarplan organisatie en beleid.

Voor de afdelingen is het jaarplan iets uitgebreider. Zo moet op de fitness afdeling misschien de apparatuur elke 6 maanden een onderhoudsbuurt hebben. Twee keer per jaar wordt er een activiteit op de fitness afdeling georganiseerd. De procedure ‘fitness introductie nieuwe leden’ krijgt één keer per jaar een audit, evenals de andere procedures zoals de procedure voor begeleiding specifieke doelgroepen.

Op deze manier kan over elk subveld nagedacht worden welke activiteiten elk jaar of meerdere malen per jaar terug komen. Marketing activiteiten (320), leden activiteiten en correspondentie (350), overleg (410), functiegesprekken (420), opleidingen en interne workshops (440), onderhoud (510), calamiteitenplan (540), enz, enz. Na het in kaart brengen van alle organisatorische activiteiten, gaan we deze activiteiten vertalen naar een persoonlijk jaarplan voor alle leidinggevenden.

Persoonlijk jaarplan leidinggevenden

Vanuit het totaal overzicht van activiteiten in het totale organisatorische jaarplan gaan we nu persoonlijke jaarplannen opstellen, zodat de leidinggevenden exact weten welke activiteiten door wie, wanneer uitgevoerd dienen te worden. Hieronder een voorbeeld van een (deel van een) persoonlijk jaarplan. Ideaal is het om het jaarplan in een template klaar te zetten, zodat dit bewaard kan blijven. Veel activiteiten komen immers elk jaar terug. Als er dan een vertaling is naar individuele jaarplannen, dan zou het goed zijn een flexibel systeem te hanteren waarin ook losse taken toegevoegd kunnen worden. Zo blijft dan elke leidinggevende slechts één jaarplan hanteren en blijft de manager/ondernemer een totaaloverzicht behouden. Het jaarplan is dan een belangrijk onderdeel van het persoonlijk overleg tussen de manager en de leidinggevenden.

EFAA ontwikkelde binnen de club management toolbox een handige tool om de organisatorische activiteiten automatisch te vertalen in een persoonlijk jaarplan voor elke betrokkenen medewerker. In dit programma kan de manager in blijven zien, welke activiteiten in behandeling staan, prioriteit geven aan activiteiten en activiteiten archiveren.

Wil je de kwaliteitscope of een voorbeeld jaarplan per mail ontvangen, of wil je gebruik maken van het online jaarplan van de toolbox van EFAA, mail dan naar j.vanheel@efaa.nl

Afbeelding 2

Jaarplan afdelingen

Maand Activiteit Omschrijving Eindverantwoordelijke Uitvoerder

3 en 9 Onderhoud fitness Licht intern onder- Frederik Dorpeltje David Deurklink

apparatuur houd fitness (fitness coördinator) (fitness instructeur)

apparatuur

4 Fitness testweek Leden testen met Frederik Dorpeltje Fitness instructeurs

testprotocol 2

10 Fitness challenge Spijkerbroek hangen Frederik Dorpeltje Fitness instructeurs

5 Audit Fitness Frederik Dorpeltje David Deurklink

introductie procedure

Afbeelding 3

Retentiemanagement I health, lifestyle & voeding

Persoonlijk jaarplan David Deurklink

Maand Activiteit Omschrijving 3 Onderhoud Licht intern

fitness apparatuur onderhoud fitness

apparatuur

5 Audit Fitness intro-

ductie procedure

9 Onderhoud fitness Licht intern

apparatuur onderhoud fitness

apparatuur

John van Heel

EFAA, j.vanheel@efaa.nl

06-53623485

Afbeelding 4

Edities