Formupgrade: bemanning voor de nieuwe vestiging

Verschenen in Bodylife nummer 3 2019


Formupgrade Malburgen; een ambitieuze sportschool en beweegcentrum dat bouwt in de Arnhemse wijk Malburgen. Achter de nieuwbouw zit een nieuwe strategie en visie die fitness, gezonder leven en welzijn aan elkaar koppelen. Fitnessondernemer Thomas Verheij neemt ons mee in de bouw en lancering van dit unieke project.


Wat zijn potentiële valkuilen, learnings en hoe denken experts uit de markt daarover? In het zevende artikel kijken we hoe Thomas in de nieuwe vestiging goed personeel met de juiste kwalificaties op de juiste plek krijgt. De betrokken deskundige hierbij is René Wantzing van Mindset Bedrijfsontwikkeling.

De nieuwe vestiging
Het team op de nieuwe locatie moet er direct vanaf de opening staan. Thomas heeft daarom samen met zijn accountant en adviseur kritisch naar zijn personele bezetting gekeken. Want zomaar een heel nieuw team aannemen, is niet de beste oplossing. Thomas maakt liever op een slimme manier gebruik van nieuwe digitale technieken. Verder haalt hij door een andere organisatiestructuur meer omzet uit dezelfde personele bezitting. Pas als laatste neemt hij enkele nieuwe mensen en zzp’ers aan. Deze hele ommezwaai vraagt méér dan een jaar voorbereiding.


Thomas: “Mijn belangrijkste troefkaart? Ik open een nieuwe vestiging. Ik kan dus relatief makkelijk intern personeel doorschuiven en opleiden. Dit zorgt voor schaalvergroting. Een voorbeeld: de receptioniste doet straks de administratie van 1000 leden in plaats van voor 500 leden. Ook neemt de bezetting van de groepslessen toe, zonder dat er extra personeel bijkomt.”

“De accountant heeft berekend dat ik met een goede schaalvergroting meer omzet kan draaien met de huidige personele bezetting. Dit heeft hij in een vroeg stadium voor mij uitgezocht, zodat ik erop kan acteren. Eerst waren er drie teamleiders, dat worden er nu zes. Iedere teamleider werkt al drie jaar voor mij en is eindverantwoordelijk voor zijn eigen ‘sector’, bijvoorbeeld de groepslessen, de vloer of de fysiotherapie. Dat geldt straks voor twee vestigingen, schaalvergroting dus. De drie nieuwe teamleiders zijn we nu al intern aan het opleiden.”

Investeren in digitalisering
Thomas: “Verdere groei komt uit digitalisering. We werken hiervoor straks samen met Hidden Profits en ClubPlanner van NHN Support. Via Hidden Profits komen kwalitatief goede leads binnen die via ClubPlanner op een gestructureerde manier worden opgevolgd. Voor echt succes moeten de medewerkers weten hoe ze goed werken met de nieuwe systemen. Hierin worden ze nu al opgeleid door mensen van Hidden Profits en ClubPlanner.”

“Zo volgen we leads straks effectiever op. Voor mij betekent dit: meer goede leads in minder tijd. Voor de keuze voor deze twee softwarepartijen ben ik langsgegaan bij IZI Fitness in Duiven. De eigenaar heeft persoonlijk de voordelen van ClubPlanner uitgelegd en laten zien. Daarop zijn mijn toekomstverwachtingen mede gebaseerd. Verder investeren we in digitale oplossingen op begeleidingsvlak. Waardoor we met dezelfde instructeurs meer mensen begeleiden.”

Mensen intern opleiden
“Investeren in je personeel is zeker belangrijk. De nieuwe teamleiders volgen intern een opleiding. Zij draaien nu al mee in de huidige vestiging. Zo leren ze ‘on the job’ de verantwoordelijkheden van hun nieuwe functie. Onder meer René Wantzing begeleidt ze hierbij. Verder werken we met trainer Jan van Loon. Hij is specialist in hospitality en in het verbeteren van klantcontact. Dit doen we met gesloten beurzen. Zijn gezin mag vijf jaar bij ons sporten en traint in ruil daarvoor mijn personeel. Dit kan omdat hij al jaren bij ons klant is!”




Adviesrol René Wantzing
Met de opening van de nieuwe vestiging past Thomas ook de bedrijfsstructuur aan. Hierbij kiest hij er bewust voor zelf minder op de vloer aanwezig te zijn en meer punten te delegeren. Dit doet hij door de dagelijkse gang van zaken meer neer te leggen bij zijn zes teamleiders. Hierdoor krijgt hij meer tijd om te ondernemen en is hij minder aan het managen.

René: “Nadat we samen de strategie van de nieuwe vestiging hebben ontwikkeld, heeft Thomas mij gevraagd om ook te helpen bij de implementatie daarvan. Als een onderneming de omvang krijgt zoals Formupgrade nu, is het logisch dat er een middenkader komt. In dit geval de zes teamleiders die ieder verantwoordelijk worden voor een gedeelte van de dagelijkse gang van zaken. Dit is een gezonde ontwikkeling.”

“Ik ga met de zes teamleiders een traject in waarin de persoonlijke groei en de groei als team de focus heeft. Het doel is dat we binnen het bedrijf een structuur aanbrengen van continue verbetering zodat we - met dezelfde bezetting - meer mensen kunnen bedienen en meer omzet draaien. Bij Thomas werken vooral jonge managers voor wie een stukje begeleiding en coaching een goede investering is. Ieder kwartaal leggen we de focus op een bepaald en actueel thema. We koppelen kpi’s aan de thema’s, zodat we de vorderingen goed kunnen volgen en bijsturen.”

“Het eerste thema is het optimaal afwikkelen van nieuwe leads. Iedere maand kijk ik samen met het middenkader naar de vorderingen en sparren we hierover. Ieder kwartaal komt er een nieuw thema. De focus ligt er altijd op om beter te worden en zo samen verder te komen. Zo groeien de teamleiders in het leidinggeven en dat straalt af op de hele organisatie. En zo maken we een goede start met de tweede vestiging en als we willen, ook met de derde, vierde en vijfde. Want de basis staat straks!”

 
Edities